die Branchen-Software
für den Personalverleih

FAQ

Für wen ist Kolibri geeignet?

Kolibri ist die preis-leistungsstarke Alternative zu den marktbeherrschenden Personalberatungs-Softwaren. Es wurde für und in enger Zusammenarbeit mit einer in der Region Basel tätigen Stellenvermittlung ins Leben gerufen.
Wir sprechen vor allem Kleinunternehmen mit 1-10 Benutzern an, tätig als "Temporärbüro" in den Branchen des Gewerbes sowie der Industire, welche ein übersichtliches und möglichst intuitives Werkzeug für die optimale Ausführung ihrer Tätigkeit einsetzen wollen.
Mit Kolibri haben Sie keinen unnötigen Ballast, sondern eine Kombination von existentiellen Elementen für den Personalverleih.


Können zu Mitarbeiter und Kunden Fotos sowie Dokumente hinterlegt werden?

Zu jedem Mitarbeiter und Kunden kann mit einem Klick ein Dateiordner auf einem festgelegten Stammpfad auf Ihrem Server angelegt werden. Beim Mitarbeiter empfehlen wir zudem, ein Foto im Profil zu hinterlegen. Dieses erscheint dann beim Deckblatt für das Personaldossier, im Kurzprofil, im Lebenslauf, sowie innerhalb der Mitarbeiter-Auswahl und der Stunden-Erfassung.


Ist es möglich, Berichte und Auswertungen (z.B. Lohnabrechnungen) als PDF zu exportieren?

Sie können jedes Dokument, das ausgegeben wird, auch bequem per Knopfdruck als PDF abspeichern. Ausserdem kann mittels Access-Export-Funktion eine RTF- (Word) bzw. XLS-Datei (Excel) erstellt werden, wobei letzteres vor allem bei Listen sinnvoll ist.
Einsatz- und Verleihverträge, Rechnungen sowie Lohnabrechnungen werden je nach Einstellung direkt als PDF in den hinterlegten Ordnerpfaden gespeichert.


Können Lohnabrechnungen/Lohnausweise und Rechnungen/Fakturen automatisiert per E-Mail versendet werden?

Ja, Lohnabrechnungen von definitiven Lohnläufen können als PDF-Datei per E-Mail aufbereitet werden. Dazu wird für jeden Mitarbeiter, der die E-Mail-Adresse sowie die entsprechende Bewilligung zur elektronischen Übermittlung der Lohndaten abgegeben hat, im Standard-E-Mail-Programm vom Computer (z.B. Outlook) eine neue E-Mail-Nachricht mit benutzerdefiniertem Text erstellt.
Dies gilt gleichermassen für den Versand von Lohnausweisen.
Ebenfalls können Rechnungen/Fakturen an Kunden als PDF per E-Mail versendet werden. Pro Kunde kann entschieden werden, ob Rechnungen eines Rechnungslaufes zusammengefasst (mehrere PDFs in einer E-Mail) oder separat (eine E-Mail-Nachricht pro PDF) vorbereitet werden sollen. Die jeweils übrigen Lohnabrechnungen/Lohnausweise (von Mitarbeitern, welche keine E-Mail-Adresse haben) bzw. Rechnungen/Fakturen (von Kunden ohne hinterlegte E-Mail-Adresse) können regulär gedruckt und manuell per Post versendet werden.


Wie werden Löhne ausbezahlt?

Kolibri erstellt ab Version 16.1 bei Lohn- und Vorschusszahlungen ein XML-File (nach dem neuen Standard ISO 20022: Payment Standards / ISO 20022), das im e-Banking eingelesen werden kann, um Zahlungen elektronisch auszulösen.
Als Kontoverbindungen werden IBAN verwendet; nebst CH-IBAN (für Inlandzahlungen) werden auch alle aktuellen europäischen IBAN inkl. BIC (für Auslandzahlungen) akzeptiert.


Wird die Quellesteuer (QSt) automatisch berechnet?

Sofern beim entsprechenden Mitarbeiter der korrekte QSt-Code hinterlegt ist, wird der Abzug automatisch berechnet. Die QSt-Codes bzw. -Tarife können von der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) heruntergeladen und im Kolibri eingelesen werden.


Findet Kolibri passende Mitarbeiter zu Kunden-Vakanzen?

Mit dem Matching-Tool können Mitarbeiter zu Kunden, aber auch Kunden zu Mitarbeitern gefunden werden. Es versteht sich von selbst, dass dafür die nötigen Einstufungen (Zuordnung und Berufe) zuerst hinterlegt sein müssen; doch wenn dies der Fall ist, kann mittels Matching eine geeignete Gruppe an passenden Vertragspartnern angezeigt und kontaktiert werden.
Ausserdem können Vakanzen erfasst und mittels Matching passende Bewerber zugeteilt werden. Somit entsteht zu jeder Vakanz eine saubere Auflistung von erledigten Tätigkeiten (mögliche Bewerber, Anfragen, Zu- und Absagen).


Kann ich direkt aus dem Programm E-Mails versenden und diese auch im Verlauf speichern?

Nein, Kolibri öffnet Ihnen bei entsprechendem Klick auf vorhandene E-Mail-Adressen lediglich das Standard-E-Mail-Programm vom Computer (z.B. Outlook). Danach "weiss" Kolibri nicht, was Sie mit dieser E-Mail-Nachricht anstellen.


Werden Telefonanrufe von Kolibri erkannt und kann ich per Mausklick eine Nummer auf dem Telefon wählen?

Nein, zur Zeit nicht.


Kann ich meine Mitarbeiter bzw. Kandidaten per integrierter SMS-Funktion informieren?

Ja. Über den Service-Anbieter aspsms.com können ab dem System SMS-Nachrichten an über "900 Netzanbieter in mehr als 200 Länder" verschickt werden. Diese werden zusätzlich im Info-Verlauf des Mitarbeiters hinterlegt, damit man den Verlauf nachvollziehen kann. Preis pro SMS gemäss Preisliste des Anbieters: ab 9 Rappen (günstiger bei hohem Credit-Volumen).


Ist das Ausfüllen des Zwischenverdienst-Formulares automatisiert?

Ja, mit den Stammdaten des Mitarbeiters sowie dem Zusammenzug der eingetragenen Stunden kann der monatliche Zwischenverdienst erstellt werden (via Ausdruck auf weisses Papier oder Eindruck auf bestehende Formulare).


Kann ich Lohnabrechnungen und Fakturen auch in französischer Sprache generieren?

Ja. Die Korrespondez-Sprache (Deutsch oder Französisch) kann bei Mitarbeiter und Kunde eingestellt werden, die entsprechenden Dokumente werden dann in dieser Sprache erzeugt.
Die Programm-Oberfläche ist jedoch komplett in deutsch gehalten.


Kann man eine Datenbank mit mehreren Standorten teilen, bzw. z.B. die Mitarbeiter-Datenbank gemeinsam nutzen?

Nein, Kolibri hat keine Internet- bzw. Cloud-basierte Datenbank (Backend). Somit sind die Datenbanken pro Standort angelegt (innerhalb LAN) und nicht ohne weiteres für mehrere Niederlassungen aufrufbar.
Es gibt jedoch Möglichkeiten, dies per VPN-Verbindung oder via Terminal-Server-Technik zu bewerkstelligen. Kontaktieren Sie für weitere Informationen Ihren IT-/Netzwerkspezialisten.


Können allfällige Lohnpfändungen verarbeitet werden?

Ja, Lohnpfändungen (z.B. Fixbetrag oder autoamtische Berechnung aufgrund Existenzminimum) können monatlich hinterlegt werden. Auf der Lohnabrechnung wird der entsprechende Betrag vom provisorischen Auszahlungsbetrag abgezogen und als separate Zahlung an das definierte Betreibungsamt ausgelöst.


Können Monatslöhner über Kolibri abgerechnet werden?

Ja, es können Einsätze sowohl mit Stunden- als auch mit Monatslohn definiert werden. Die Fakturierung sowie die Arbeitszeitberechnung basiert jedoch immer auf Stunden, weshalb auch bei Monatslöhnern eine Stundenerfassung notwendig ist. Nebst der tagegenauen Eingabe der Arbeitsstunden verfügt Kolibri auch über eine Monatsstunden-Erfassung (Stunden-Total pro Monat).


Können auch Dauerstellen erfasst und abgerechnet werden?

Auch für direkt vermittelte Kandidaten in eine Festanstellung verfügt Kolibri über ein entsprechendes Modul. Hier werden Mitarbeiter und Kunden wie bei einem Einsatz zusammengeführt und entsprechend abgerechnet. Des Weiteren beinhaltet diese Rubrik auch die vorzeitige Übernahme eines Mitarbeiters.


Sind die aktuellsten GAVs standardmässig hinterlegt?

Nein, wir verfolgen den Grundsatz, dass sich ein Personalberater mit der wichtigen Materie GAV auseinandersetzen muss und nicht einfach vorgeschlagene Auswahlmöglichkeiten selektieren soll. Trotzdem können die Hauptdefinitionen der individuell bedienten GAVs manuell hinterlegt werden (GAV, Funktionsstufen, Feiertagsentschädigung, Ferienentschädigung pro Altersgruppen). Eine Schnittstelle zu einer GAV-Datenbank besteht nicht.


Wie werden die FiBu- und Debitoren-Daten übertragen?

Die Debitoren-Daten (Fakturen/Rechnungen) können mittels einer Schnittstelle (TAF) in die Software SAGE Sesam übertragen werden. Schnittstellen zu anderen Debitoren-Programmen sind momentan nicht eingebaut, könnten aber bei Bedarf programmiert werden. Es ist das mittelfristige Ziel, die Debitoren-Bewirtschaftung im Kolibri zu integrieren, damit eine Abhängigkeit zu Fremdprogrammen abnimmt.
Für die FiBu-Daten (Lohn/Aufwände) ist keine Schnittstelle vorgesehen, denn die monatlichen FiBu-Zahlen werden in einem FiBu-Beleg zusammengefasst und können später in jedes mögliche Programm übertragen werden.


Ist Kolibri swissdec-zertifiziert?

Nein. Kolibri bietet aber trotzdem diverse bestätigte Schnittstellen zur digitalen Übermittlung von Lohndaten (siehe folgende Frage Bestehen Schnittstellen zur elektronischen Lohnmeldung an die Sozialpartner?). Ausserdem erhielt Kolibri von Seiten AHV- und MWSt-Kontrolleuren immer ässerst positives Feedback bezüglich Genauigkeit und Vollständigkeit.


Bestehen Schnittstellen zur elektronischen Lohnmeldung an die Sozialpartner?

Die AHV-Monats-/Jahresabrechnung kann als Excel-Datei exportiert werden (elektronische Übermittlung von AK 40 bestätigt).
Die BVG-Monatsabrechnung kann als Excel-Datei exportiert werden (elektronische Übermittlung von Stiftung 2. Säule swissstaffing bestätigt).
Die Lohnausweise können als CSV-Datei exportiert und im externen Programm eLohnausweis SSK importiert werden.
Weitere Schnittstellen können individuell entwickelt werden.


Kann Kolibri mit Social Network-Plattformen (Facebook, LinkedIn, Xing) verbunden werden?

Nein, solche Schnittstellen sind nicht verfügbar.